Elegir una destructora de documentos

Elegir una destructora de documentos
1. ¿Por qué es necesaria una destructora de documentos?
La destrucción de documentos que incluyan datos de carácter personal está regulada por ley. La Ley Orgánica sobre la Protección de datos 15/199 recoge entre otras cosas que:
“El responsable del fichero y, en su caso, el encargado del tratamiento, deberá adoptar las medidas de índole técnica y organizativa necesarias que garanticen la seguridad de los datos de carácter personal y eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado. Las sanciones pueden oscilar entre 600 € y 600.000 €.”
“Una vez cumplida la prestación contractual, los datos de carácter personal deberán ser destruidos”
¿Qué es el robo de identidad?
Es uno de los delitos más comunes que se realiza cuando alguien consigue información confidencial de una empresa o persona sin su conocimiento para utilizarla para conseguir créditos, bienes o servicios utilizando el nombre de esa empresa o persona.
¿Cómo se realizan los fraudes?
Todos los días pasan por sus manos documentos con mucha información: informes, planes de negocios, datos financieros, listados de precios, nombres y direcciones, datos de tarjetas de crédito, etc. Lo que hacen los ladrones es buscar entre los papeles que se tiran a la basura en busca de información.
Además del perjuicio del robo, la sanción.
En la práctica todo esto significa que si una información en papel o en soporte magnético que se tira a la papelera sin destruir cae en otras manos se corre el riesgo de sanción.
 
2. ¿Qué criterios son importantes a la hora de elegir?
a) La frecuencia y la intensidad de uso
No es lo mismo un uso ocasional de una sola persona que un uso intensivo y continuo de un grupo de personas. Una mayor frecuencia e intensidad de uso lleva aparejada la necesidad de una mayor capacidad de hojas a destruir en cada bloque.

Las destructoras de gama más baja incorporan un sensor contra el sobrecalentamiento y después de unos minutos funcionando se paran y no vuelven a funcionar hasta unos minutos después, hasta que se han enfriado. Existen modelos que después de trabajar 2 minutos paran y tardan 60 minutos en enfriarse.
Es importante que pienses en el número de hojas a destruir en el día (no el promedio en un periodo determinado) y que lo multipliques por 2. La siguiente tabla te da una orientación acerca de la máquina más indicada:
 
    Frecuencia de uso
    Ocasional Moderado Alta / profesional
Tipo de usuario Doméstico
1 ó 2 usuarios
Capacidad: 5-10 hojas.
Ciclo de trabajo
de 5-10 minutos
   
Pyme hasta
5 usuarios
  Capacidad 10-15 hojas.
Ciclo de trabajo
de 10-20 minutos
 
Departamentos
con más de
10 usuarios
    Capacidad: 15-30 hojas.
Ciclo de trabajo
continuo


b) El  nivel de seguridad
Existen 3 tipos de destructora en función del tipo de corte: tiras, partículas (confeti) y micropartículas segmentadas en categorías de seguridad. A mayor nivel, mayor seguridad.

Además piensa que las partículas ocupan mucho menos espacio que las tiras (aproximadamente 4 veces menos), la papelera tarda más en llenarse y hay que vaciarla menos veces.
 
Nivel de seguridad Tipo de corte
P-1 y P-2 Tiras ente 7 mm. y 4 mm. Una hoja tamaño Din A-4 en 36 trozos.
P-3 Partículas de 4x50 mm. y 4x46 mm.  Una hoja tamaño Din A-4 en 312 trozos.
P-4 Partículas de 4x23 mm. y 4x40 mm. Una hoja tamaño Din A-4 en 421 trozos.
P-5 Microcorte. Partículas de 2x8 mm.y 2x15 mm.  Una hoja tamaño Din A-4 en 2.000 trozos.
P-6 Micropartículas. Partículas de 0,8x12 mm. Una hoja tamaño Din A-4 en 6.000 trozos.
P-7 Máxima seguridad. Partículas. Una hoja tamaño Din A-4 en 15.000 trozos.

P-1 y P2 corresponden a un nivel básico de seguridad.
P-3 y P-4 corresponden a un nivel alto de seguridad.
P-5, P-6 y P-7 corresponden a un nivel muy alto de seguridad.
 
c) Las prestaciones adicionales
Si preguntas a un experto te hablará siempre de capacidad (número de hojas que se pueden introducir al mismo tiempo), tipo de corte (tiras, partículas o micropartículas) y ciclo de trabajo, pero existen otros factores que, aún siendo secundarios, pueden hacer que tu elección sea mejor. Destacamos los siguientes:
  • Necesidad o no de destruir grapas, clips, CD’s o tarjetas de crédito
  • Sistema antiatasco: algunas máquinas no se ponen en marcha si se introduce más papel que el que admite
  • Capacidad de detectar un campo de calor humano. Si se acerca la mano por ejemplo, la máquina se para con el fin de evitar accidente
  • Ahorro de energía: Algunas máquinas se paran después de unos minutos de inactividad
  • Autolubricación de las cuchillas para mantener el rendimiento
  • Nivel de ruido, muy influyente en el buen ambiente de trabajo
  • Necesidad de destruir hojas de papel Din A-3 o listados de papel continuo
  • Papelera: no sólo su capacidad, cuanto más grande menos operaciones de vaciado, sino que sean recipientes separados para papel y CD’s o tarjetas y que sea extraíble y no sea necesario levantar el cabezal con las cuchillas (cuando se levanta el cabezal siempre caen restos de papel al suelo que hay que limpiar)
  • Tecnología, muy ligada al nivel de ruido
  • Garantía ofrecida por el fabricante
  • Las destructoras automáticas te permiten depositar en una bandeja una gran cantidad de hojas y dejar la máquina destruyendo sin necesidad de estar delante introduciendo el papel. Para garantizar la confidencialidad y evitar que alguien que pase por delante pueda ver o coger documentos, algunos modelos disponen de una tapa que se abre sólo cuando se introduce el código PIN que acabas de introducir/grabar o cuando el trabajo se ha terminado.

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