Cuando te instalas en un despacho en una oficina, es probable que tú seas responsable de organizar tu escritorio.
Porque en estos lugares no siempre se cuenta con un surtidor. Un responsable que provee los artículos de papelería que necesitan los empleados.
Lo que ocurre habitualmente es que comenzamos a traer los materiales que necesitamos cuando que nos hacen falta. Pero estos se van acumulando sin darnos cuenta.
Al cabo de un tiempo nos vemos rodeados de artículos que no utilizamos. Sin saber dónde están las cosas más importantes y sin poder manejarnos rápidamente en nuestro propio espacio laboral.
En aras de fomentar un buen desarrollo del trabajo, te queremos enseñar cómo organizar tu escritorio. Así los cajones no se llenarán con objetos inútiles y sabrás elegir los elementos que deberás tener a la mano.
Primer paso:
Revisa cuáles son los suministros de oficina con los que ya cuentas.
Coloca todo el material de la oficina frente a ti. Revisa todos los cajones y cada estantería, que no se te escape nada. Una vez que tengas todo el material a la vista comienza a categorizar:
- Sirve
- Pudiera servir
- Lo que directamente no sirve para trabajar y organizar tu escritorio.
Segundo paso:
Categoriza por orden de prioridad.
Una vez que hayas seleccionado lo que sí sirve, establece un orden de primera, segunda y tercera necesidad.
- Materiales de primera necesidad:
Los materiales de primera necesidad para trabajar y organizar tu escritorio los colocarás en el primer cajón. De modo que estén al alcance de la mano lo más rápido posible. Normalmente estos materiales son los clásicos artículos de oficina: grapadoras, bolígrafos, correctores, reglas, etc.
- Materiales de segunda necesidad:
Los materiales de segunda necesidad para trabajar y organizar tu escritorio son todos aquellos que utilizarás con una frecuencia. Un promedio de una vez por semana aproximadamente. Si es posible, coloca estos artículos en el segundo cajón.
- Materiales de tercera necesidad:
Los materiales de tercera necesidad para trabajar y organizar tu escritorio no son herramientas de trabajo en sí. En esta parte nos referimos a documentos, carpetas, registros, archivadores, etc.
Coloca estos materiales en estanterías y guárdalos en el orden de tu preferencia. Es decir por fecha, alfabético, por número, etc. De esta forma estarán a tu alcance sin estorbar tu acceso a otras herramientas más importantes.
- Materiales que pudieran servir:
Estos son todos aquellos materiales que probablemente uses a menos de una vez al mes o incluso una vez al año. Es decir, es necesario tenerlos accesibles, pero no junto a otras cosas más importantes.
Estos materiales irían separados en un estante pequeño o a final de un archivador.
Tercer paso:
Elige tus artículos por tiempo de uso.
¿Qué usas a diario?
Mantenlo a mano, idealmente en un cajón o estante al alcance de la mano.
¿Semanal?
Considera mover todo esto a una caja de almacenaje en la que no te importe rebuscar.
¿Alguna vez?
Quizás el garaje sea un lugar mejor para guardarlos, fuera de la vista y fuera de la mente.
No se han usado en el último año o nunca se volverán a usar.
Deshazte de estos… ¡Están ocupando espacio valioso! Podría ser una máquina de fax, una calculadora o un diskette.
Cuarto paso:
Encuentra sustitutos y elimina material de oficina duplicado.
Cambiar a un servicio de fax electrónico podría ahorrarte dinero y una gran cantidad de espacio en el escritorio. Incluso para los artículos pequeños, trata de pensar cuáles pueden sustituir a otros.
Por ejemplo, todos estos elementos hacen prácticamente lo mismo: pegar papeles juntos. ¿Puedes reducirlo a uno o dos favoritos?
· Clips de papel
· Pinzas de pala fija o abatible
· Grapas
· Fundas de plástico multitaladro
· Carpetas de anillas y un taladro
De manera similar, con los colores de rotuladores, marcadores permanentes y marcadores de pizarra: ¿Cuántos necesitas realmente? Las posibilidades son sólo dos o tres, no todo el conjunto de colores.
Quinto paso:
¿Algo de papelería que todavía necesitas?
Revisa nuestra lista de verificación de artículos de papelería para los artículos más utilizados en la oficina. Después de todo, la organización va en ambos sentidos.
Sexto paso:
Escritorio mínimo = utilidad máxima.
Los objetos de escritorio que se usan todo el tiempo (como tu bolígrafo favorito) pueden dejarse en el escritorio, pero todo lo demás debe ser retirado para dejar espacio a equipos útiles, como tu ordenador o tablet.
El desorden en el escritorio hace que te veas desordenado y lo más probable es que también te sientas desordenado al tenerlo así, distrayéndote del trabajo que tienes entre manos.
Séptimo paso:
Piensa en ideas de almacenamiento inteligente.
Los organizadores de cajones de plástico, y bandejas de sobremesa son algunas otras ideas de organización de artículos pequeños. Son económicos y ahora vienen en una maravillosa variedad de colores y modelos.
Octavo paso:
Revisa y repite.
Para finalizar cada 3 meses revisa nuevamente tu zona de trabajo antes de que se salga de control.
Establece ese recordatorio recurrente en tu calendario para repetir este procedimiento. Recuerda que un escritorio organizado deriva en una mayor eficiencia en el trabajo.
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